«Немецкие предприниматели основательно готовятся к переговорам. А вы?»

Ограничения на поездки, связанные с пандемией, заставляют деловых партнёров прибегать к цифровым решениям для проведения встреч. Переговоры также всё больше перетекают в виртуальное пространство. Томас Штарке, многие годы проработавший тренером в рамках Программы подготовки управленческих кадров, объясняет, что нужно для достижения успеха, и даёт советы, как создать положительный имидж в глазах собеседника.

Какие особые трудности возникают при проведении переговоров в формате онлайн?
Переговоры в условиях пространственной удалённости, по сути, не представляют собой ничего нового. Видеотелефоны существовали и раньше, вдобавок уже несколько лет применяются системы видеоконференций. Актуальным становится тот факт, что пандемия коронавируса ускорила переход устной коммуникации в цифровой формат. И здесь возникают новые вопросы. Из-за разницы в часовых поясах встречи могут сдвигаться на раннее утро или ночное время, что порой создаёт критическую ситуацию в ходе обсуждения сложных моментов на переговорах. Следующая важная проблема заключается в изменении условий коммуникации в связи с использованием технических средств.

Как наилучшим образом провести переговоры на расстоянии? Что необходимо учитывать?
В принципе, всё, что относится к виртуальным переговорам, справедливо и для личных встреч: нужно подготовиться, сформулировать свои цели и ожидания. Следует заранее провести исследование рынка и как можно лучше проанализировать своего потенциального делового партнёра и его компанию. К тому же важно иметь план «Б» и проработать другие варианты. Немецкие предприниматели всегда тщательно готовятся к встречам в режиме онлайн и проводят их только в том случае, если заранее понимают, что для них это выгодно. Поэтому наличие собственной стратегии весьма существенно, ведь если таковая отсутствует, придётся придерживаться концепции партнёра. В цифровом формате вдобавок сложнее установить доверие, поскольку вести привычный в такой ситуации small talk более проблематично. Например, не требуется организовывать встречу в аэропорту, чтобы иметь возможность непринуждённо поболтать во время поездки, а использование жестов и мимики тоже значительно затруднены. Но поскольку без small talk никак не обойтись, в качестве альтернативы можно предложить тактику похвалы. То, как ведётся беседа, опять-таки имеет большое значение. Даже в удалённом режиме имеет смысл варьировать коммуникативные средства, чтобы внести разнообразие в общение, а для иллюстрации фактов использовать технические возможности, такие, как совместное использование экрана.

Важную роль теперь играют технические вопросы....
Совершенно верно. Нужно разбираться в оборудовании и владеть необходимыми инструментами. Это даёт уверенность, причём не только в отношении продукции, которая служит темой переговоров и которую трудно представить виртуально. Если вы намерены продемонстрировать, например, крупногабаритную установку, целесообразно пригласить на производственный участок своего коллегу на роль модератора. В случае с небольшими товарами достаточно заранее отправить образец товара деловому партнёру, чтобы убедить его в качестве продукта.

Какие ошибки могут нас подстерегать?
При проведении видеоконференций следует обращать внимание на те сигналы, которые вы транслируете посредством экрана, возможно, даже неосознанно: имеется ли фон, который сильно отвлекает или что-то выдаёт деловые отношения с другими поставщиками или клиентами? К тому же перед встречей рекомендуется закрыть все ненужные файлы на компьютере и извлечь все конфиденциальные документы из каталогов, которые могут понадобиться во время беседы. Ведь не исключена щекотливая ситуация, когда при совместном использовании экрана вы случайно откроете для просмотра коммерческие предложения других компаний. Не стоит забывать, что во время общения в интернете фаза концентрации гораздо короче. Через полтора часа силы заканчиваются, «кривая концентрации» идёт на убыль. К такому положению дел нужно быть готовым. Ход встречи приходится планировать заранее, используя для этого несколько вариантов, - в том числе и потому, что в режиме онлайн гораздо меньше возможностей импровизировать. То, чего у вас физически нет в условиях удалёнки, нельзя просто откуда-то принести.

Каковы преимущества ведения переговоров онлайн, особенно в нынешний период пандемии?
Встречи в цифровом формате на сегодняшний день являются единственным перспективным вариантом для глобального бизнеса. Они не только экономят затраты и время, но и отличаются гибким подходом к организации и независимостью от местонахождения. В настоящее время мы оказались в незнакомой и сложной для всех ситуации и в то же время готовимся к так называемой «новой нормальности». Это означает, несмотря на то, что путешествия и личные встречи снова обретут широкие возможности, тем не менее, останется большое количество встреч в режиме онлайн. Поэтому весь тот опыт, который мы сейчас приобретаем, изучаем и внедряем, ни в коем случае не станет потерянным знанием.

В рамках Программы подготовки управленческих кадров Вы проводите, в том числе, виртуальные семинары на тему онлайн-переговоров. Какие отзывы Вы получаете от слушателей?
Участникам в основном не хватает ощущения реального пребывания в Германии. Четырёхнедельная стажировка всегда включала в себя компонент досуга, и иностранные предприниматели могли повысить свой уровень знаний о Германии, в частности, благодаря мероприятиям, проводимым в выходные дни. После возвращения на родину они становились настоящими экспертами по Германии. Конечно, сегодня этого нет. Однако положительным моментом в нынешней ситуации является то, что встречи с немецкими компаниями можно организовать в более короткие сроки. Это значит, что предприятия стали более гибкими в отношении времени. Участники Программы часто удивляются, что в цифровой коммуникации тоже есть повестка дня, которая рассылается заранее. Переговоры с немецкой стороной предполагают довольно интенсивный график работы, так что это не простая болтовня. Кроме того, зачастую слышишь от управленцев, что они оперативно получают обещанную информацию от немецких партнёров. Это происходит даже быстрее, чем до пандемии, поэтому рабочие процессы стали более динамичным.

Ведение переговоров онлайн в настоящее время в основном означает работу из дома. Это хорошая идея или лучше все-таки пойти в офис?
Ситуация, связанная с пандемией, вынуждает многих деловых людей во всём мире больше работать в режиме «домашнего офиса». Поэтому важно, чтобы дома имелась надлежащая техника и стабильное подключение к Интернету. Помещение, в котором проводятся переговоры, не должно содержать внешних источников шума. При проведении видеоконференции большое значение имеет обстановка. То есть необходимо тщательно продумать, что можно показать о своей частной жизни, и одеться так, как бы вы оделись на реальную встречу в офисе. Расположение камеры и свет следует подобрать таким образом, чтобы найти удачный ракурс и добиться правильного освещения. В этом случае не стоит бояться приобрести светодиодную лампу для видеосъёмки или дополнительную штору для окна. Перед важными переговорами необходимо проверить настройки. Встреча в режиме «домашнего офиса» способствует более неформальному общению и тем самым может воспроизвести посиделки за чаем на популярной во всём мире кухне, где обмен информацией происходит, как правило, быстро и эффективно. Домашний офис служит в этом смысле подспорьем, если использовать его с умом. Если вы готовы поделиться чем-то личным и виртуально встретиться с деловым партнёром, например, на балконе, это может подчеркнуть вашу индивидуальность.

А в каком случае переговоры в цифровом формате достигают своего предела?
Когда мы работаем на высоком уровне с использованием синхронного перевода, издержки, связанные с техническими вопросами, возрастают. К тому же конфиденциальность персональной информации не так строго соблюдается в цифровой среде по сравнению с личным общением. Если предоставляются закрытые сведения о продукте или технической разработке, необходимо защитить себя от несанкционированной записи или прослушивания. Кроме того, оценка условий производства становится более сложной, а качественно отобразить в цифровом формате цепочку поставок тоже не так-то просто. Во время личного визита на предприятие можно получить представление о том, соблюдаются ли социальные и экологические стандарты - в режиме онлайн это нереально или удаётся лишь в ограниченной степени.

Как избавить участников Программы от страха перед переговорами онлайн?
Я всегда стараюсь помочь участникам преодолеть скованность. Они должны понимать, что немецких партнёров интересуют не их знания английского языка, а возможность наладить бизнес. В случае языкового барьера можно воспользоваться услугами переводчика или коллеги, владеющего иностранным языком. С другой стороны, технические специалисты во время переговоров используют специальную терминологию, поэтому дело не столько в знании иностранного языка, сколько в одинаковом понимании предмета. Прежде в аналоговом мире было принято считать, что наибольший успех достигается при личной встрече, на втором месте были телефонные переговоры, на третьем - общение по электронной почте. Сейчас у нас есть различные сервисы для проведения видеоконференций, позволяющие объединить индивидуальность и технические возможности. В нашем распоряжении отличный инструмент, с которым можно поэкспериментровать. Если чувствуешь себя уверенно в цифровой среде, есть шанс быстро достичь поставленных бизнес-целей. Во всём мире действует правило: контакт порождает симпатию. Чем чаще мы видимся друг с другом, тем теснее связи. Поэтому я в свою очередь рекомендую всем использовать социальные сети для коммуникации с немецкими деловыми партнёрами. Так вы вступаете в диалог и создаёте основу для общения. В качестве запасного варианта следует иметь наготове телефон, чтобы в случае перебоев в работе сети быстро среагировать.

WКак сделать так, чтобы надолго остаться в памяти собеседника?
Как для аналоговой, так и цифровой сферы верно следующее утверждение: для моего собеседника разговор должен стать " необычным", то есть необходимо сформировать у него эмоциональную память и выделиться на фоне других. Тот, кто ведёт большое количество переговоров в течение недели, с большей вероятностью запомнит особенно удачную, даже смешную беседу. Юмор опять-таки является способом создания необходимого для этого личностного настроя. Немцы поначалу не воспринимают шутки и склонны к более формальным отношениям. Поэтому подходите к делу с хорошим чувством юмора. Кроме того, в рамках назначенной встречи можно специально предусмотреть время для личного общения. Например, прекрасной идеей послужит совместный завтрак в режиме онлайн непосредственно перед началом переговоров - это создаст положительный эмоциональный настрой, ощущение близости и, следовательно, доверие. Если встреча проходит в утренние часы по центральноевропейскому времени, можно вполне рассчитывать на то, что ваши деловые партнёры хорошо отдохнули и будут чувствовать себя намного бодрее, чем поздним вечером. Я рекомендую всем предусмотреть достаточный запас времени для проведения встречи. Заложите на переговоры не 60 минут, а два часа. Если вы закончите раньше, то подарите своему партнёру лишний час - замечательно. Конечно, особенно надолго остаться в памяти собеседника возможно в том случае, если ваш товар или услуга - как и в аналоговом мире - обладает уникальными свойствами.

Большое спасибо за интервью


О собеседнике
Опираясь на собственный международный опыт в области продаж, маркетинга, торговых выставок и экспорта, Томас Штарке в 2008 году организовал собственную консалтинговую фирму Concept and Sales и специализируется на разработке концепций бизнеса и продажах. Он оказывает поддержку малым и средним предприятиям в Германии и за рубежом в реализации их стратегии расширения рынка. Помимо преподавательской деятельности по всему миру, с 2011 года Томас Штарке работает в качестве тренера и тьютора для различных образовательных центров в рамках Программы подготовки управленческих кадров.


Фотографии: © Concept and Sales